排列
按时间顺序排列:对于同一类档案,按照其形成的时间先后顺序进行排列,能清晰地反映事物的发展过程。
按重要程度排列:将重要的档案排在前面,次要的排在后面,便于优先查阅重要档案。
按文号排列:按照文件的发文字号顺序排列,适用于有明确文号的档案,方便通过文号快速查找档案。
保管和利用原则:档案整理要便于保管和利用。在整理过程中,应根据档案的载体类型、数量、重要程度等因素,选择合适的保管方式和装具,如档案盒、档案柜等,确保档案能够得到妥善保存。同时,整理后的档案应具有清晰的分类和编号体系,建立完善的检索工具和目录,方便档案管理人员快速查找和提供档案,满足利用者的需求。例如,将常用的档案放置在便于取用的位置,按照一定的分类规则排列,使利用者能够通过检索工具迅速找到所需档案。
分析档案内容
浏览:对档案进行的浏览和初步分析,了解每份档案的大致内容、涉及的主要事项、关键人物、时间等要素,为确定主题和分类标准提供基础信息。
提取关键信息:从档案内容中提取关键的词汇、短语或概念,这些关键信息往往能够反映档案的核心主题。例如,在一份关于企业市场营销活动的档案中,“市场推广”“产品宣传”“客户调研” 等可能是关键信息,可据此确定与市场营销相关的主题。
参考相关标准和规范
国家标准和行业标准:许多行业和领域都有关于档案分类的国家标准或行业规范,这些标准提供了通用的分类框架和主题词表,可以作为确定主题和分类标准的重要参考。例如,《企业档案工作规范》《机关档案工作条例》等对不同类型档案的分类都有相应的规定。
专业分类体系:对于一些特定的专业领域,如医学、法学、历史学等,有专门的分类体系和主题词表。在整理相关专业档案时,可以借鉴这些专业分类体系,使档案的分类更加科学、准确,便于专业人员的利用和研究。