排列
按时间顺序排列：对于同一类档案，按照其形成的时间先后顺序进行排列，能清晰地反映事物的发展过程。
按重要程度排列：将重要的档案排在前面，次要的排在后面，便于优先查阅重要档案。
按文号排列：按照文件的发文字号顺序排列，适用于有明确文号的档案，方便通过文号快速查找档案。
档案整理是一项细致且重要的工作，以下是一些注意事项：
保持档案的原始状态：在整理过程中，应尽可能保持档案的原始形成状态和历史联系，不随意更改档案的内容和顺序，确保档案的真实性和完整性。
分类准确：依据预先制定的分类方案，按照档案的形成规律、内容特点和管理要求进行分类。分类时要严格遵循分类标准，避免出现分类错误或交叉混乱的情况，确保同一类别的档案具有共同的属性和特征。
编号规范：档号的编制要遵循一定的规则和标准，具有性和稳定性。编号应简洁明了，易于识别和记忆，同时要确保编号在档案管理系统中能够准确对应相应的档案实体，方便档案的检索和利用。
保护档案实体：在整理过程中，要注意保护档案的纸张、字迹、图像等不受损坏。避免档案受到潮湿、灰尘、虫害、火灾等自然因素的影响，同时要轻拿轻放，防止人为的撕裂、污损等情况发生。对于破损或老化的档案，应及时进行修复和保护处理。
尊重档案的机密性：对于涉及机密的档案，要严格遵守保密制度，采取相应的保密措施。在整理过程中，确保档案不被无关人员查阅或泄露，档案的保管和利用也要按照保密规定进行操作。
数据录入准确：将档案信息录入电子目录或档案管理系统时，要保证数据的准确性和完整性。仔细核对每一项信息，避免出现录入错误或遗漏，确保电子目录与档案实体信息一致，以便于地检索和管理档案。
做好标识和标注：在档案盒、文件夹及档案本身等位置，要清晰、准确地标注档号、题名、年度等关键信息。标注应使用规范的字体和颜色，确保字迹清晰、持久，便于快速查找和识别档案。
定期复查：档案整理完成后，应定期进行复查，检查档案的分类、编号、装订等是否符合要求，档案实体是否有损坏或丢失等情况。如发现问题，要及时进行调整和处理，以保证档案整理工作的质量和档案的管理。
遵循相关标准和规范：档案整理工作要遵循国家和行业相关的标准和规范，如《归档文件整理规则》《机关档案工作条例》等。这些标准和规范对档案整理的各个环节都做出了明确规定，是确保档案整理工作规范化、标准化的重要依据。
建立索引和目录：为了方便档案的查询和利用，应建立完善的索引和目录体系。索引和目录应详细、准确地反映档案的内容和排列顺序，能够帮助使用者快速定位所需档案。同时，要根据档案的新增、变动情况及时更新索引和目录。
全宗原则：全宗是一个独立的机关、组织或个人在社会活动中形成的全部档案的有机整体。档案整理要维护全宗的完整性，即同一全宗的档案不可分散，不同全宗的档案不得混淆。这有助于保持档案之间的内在联系，反映一个特定主体的活动全貌。比如，某企业的档案构成一个全宗，其各个部门、各个时期形成的档案都应归属于这个全宗，不能将该企业的档案与其他企业的档案混在一起整理。
有机联系原则：档案之间存在着各种内在的有机联系，包括时间联系、内容联系、来源联系等。在整理档案时，要充分考虑和保持这些联系。比如，按照年度顺序整理档案，可以体现档案形成的时间脉络；将同一问题、同一项目或同一事件相关的档案集中在一起，则体现了内容上的联系。通过保持档案的有机联系，能够更好地展现档案所反映的历史事实和活动过程，提案的利用价值。